《知行住宿书院分团委学生会档案管理制度》
档案工作是分团委学生会工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,特制定此项制度,以提高工作效率和工作质量。
学生会档案包括人事档案、工作档案、财务档案、活动档案。所有档案由办公室统一保存。人事档案建立时，分团委学生会成员必须按要求如实完整填写并存档。各项活动的策划书须先交由助理主席团进行审阅。活动的总结文件必须在活动结束后三天内整理完成，并由各部长将电子版以及纸质版上交至办公室。
第一条 档案管理
1.分团委学生会所有档案由办公室统一保存。
2.档案分为：人事档案、活动档案、工作申请档案、财务管理档案及分团委学生会相关制度档案。
3.分团委学生会所用相关表格由办公室统一制作、发放。非统一表格一律不允许进入档案保管，且不予批准。
4.人事档案建立时，分团委学生会成员必须按要求如实完整填写并附上个人免冠1寸照片。
5.各项活动的策划书须先交由助理主席团进行审阅。
6.各项活动的总结文件必须在活动结束后三天内整理完成，并由各部长电子版以及纸质版复印件上交至办公室。不交或迟交者均按照评优考核制度扣除一定分数。因故不能按时上交者必须提前说明，否则按迟交进行扣分。
7.各个部门增加或更替干事，必须在变动完成后两天内向办公室递交变动情况。增加人员则应由部长向办公室申请表格后，增建档案。
8.所有成员自动离职或被撤职者其人事档案不予退回，对其工作变动性质将留有记录。
9.所有档案必须以电子档统一格式递交，存在错误文件格式时，上交者必须按规定自行更改正确。多次修改还未不正确者，记录考核。
10.未经主席和办公室主任同意，任何人不得以任何理由擅自修改或销毁档案。
11.任何人不得将任何档案私自外借或用于宣传方面。凡涉及借阅、网络上传、宣传学校或分团委学生会决策等方面的档案，借者必须出示有效证件、证明以便办公室记录。
12.档案上缴日期:在加入分团委学生会一周内。
13.档案上交后由办公室签收汇总。
14.发表于校园网络或校报的活动材料存档时应注明。
第二条 档案内容要求
1.人事档案包括个人履历简介,工作鉴定,以及其它有关材料,由办公室负责考察记录。
（l）个人履历简介是分团委学生会成员的基础档案,由有关部门及个人填写。
（2）工作鉴定是对分团委学生会成员每年工作的评定,作为评定奖学金,优秀团员、优秀团干、三好学生、优秀学生干部等的依据之一。
2.工作档案包括分团委学生会工作会议记录,部门工作档案,上级或外单位文件以及其它有关档案,由办公室整理保管。
（l）分团委学生会工作会议记录,按日期顺序记录，内容详实规范，按学年顺序进行档案编排。
（2）分团委学生会各部门建立工作日志。工作日志作为部门工作档案保存,各部门将其本部门各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载,分管常委定期检查并将重大事项列入工作目录。
3.财务档案：包括活动预算清单、保障清单、现金收支表、各种有关票据等,由助理主席团负责定期检查,详见财务制度。
4.活动档案：包括活动策划书、活动筹备情况、进程结果;活动新闻稿,照片等文字与图像资料。活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起交办公室归档。
第三条 档案查阅办法
1.外单位借阅分团委学生会工作档案的,需向办公室提出书面申请,并经主席签字同意后方可借阅,办公室的对外借档案应做好外借登记(包括编号,内容,日期,借阅人员的个人资料,签名主席,记录人员以及借阅档案的归还日期),外借期限为一周。
2.外借档案不得为档案原件。
