第四章 学生档案的收集

第十二条新生入学注册后，新录取的学生档案由育人导师统一接收。经核对符合第九条规定的，在新生复查结束后，按照学务处通知要求将学生档案有关材料按归档要求全部移交至学务处学生档案室，并办理移交手续，任何单位(部门)和个人不得截留、转移学生档案。

第十三条学年结束前，各相关部门应以年级、住宿书院、社区为单位，将本学年形成的有关档案材料进行整理并移交学生档案室归入学生档案。

第十四条档案材料应真实、完整、文字清晰，并注明承办单位及时间，档案材料不得涂改。

个人文字材料应如实填写，并由本人签字;按规定应当由有关单位负责人签字的，相关单位负责人必须签字;应由组织审查盖章的材料，必须加盖有关单位的公章。

第十五条所有上交的归档材料，各相关部门应当对应标明学号、年级、住宿书院、社区等基本信息。

档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以便长期保存，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝色墨水以及复写纸书写，字迹工整、清晰、准确，对象明确，并具有承办单位公章或个人署名及形成材料的日期。

第十六条归档材料交接时，双方经办人经核对无误后，方能履行签字手续。归档材料不符合归档要求的，档案接收部门有权拒收,并责令送交单位按要求限期纠正后归档。

第五章 学生档案的查(借)阅

第十七条学校相关部门、学生所属专业学院、住宿书院因工作需要，需查(借)阅在校学生档案，须持所在部门开具的介绍信或证明，以及查(借)人的有效身份证件，报经学生档案室负责人批准后，办理相应登记手续后方可办理。

第十八条校外的人事部门或其他相关单位因工作需要，需查(借)阅学生档案时，须持有相关单位开具的介绍信或证明，以及查(借)人的有效身份证件，报经学务处主管领导批准后，办理相应登记手续后方可查(借)阅。

第十九条查阅学生档案应不少于2人且在档案室内进行，并履行登记手续。查阅结束后必须立即归还。

第二十条查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。不得擅自复制学生档案材料，确需摘抄、复制的，须经学生档案室负责人批准同意。

若发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由管理人员按有关规定处理,查阅当事人不得擅自处理学生档案。

第二十一条学生档案原则上不外借，特殊情况必须借出时，需经学务处主管领导批准，严格履行借阅手续后方可借出。借出时间一般不得超过3天，若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。

第二十二条借阅学生档案时，应办理清点手续。归还时，档案管理人员要逐份核对档案材料，确保全部借出材料完整无损。

第二十三条对查阅、借出的档案，档案管理人员负责督促检查，发现有遗失、损坏、伪造、涂改、擅自销毁等行为的，按《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的相关规定，追究借阅单位或借阅人的相关责任。

第二十四条任何人不得查(借)阅本人及直系亲属的档案。

第二十五条学校寒暑假期间一般不办理学生档案查(借)阅，已经借出的学生档案应当在放假前归还。

第六章 学生档案的转递

第二十六条学生档案原则上不得自带。档案自带过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本人承担责任。

第二十七条学生未报到需退档的，经学校招生主管部门出具相关证明，由学生档案室将档案退回生源地。

第二十八条学生转学的，学生持教务主管部门出具的相关证明，本人身份证原件和复印件，到学生档案室办理相关手续。

第二十九条学生退学、被开除学籍的，学生持教务主管部门出具的相关证明，并按照学校规定办理离校手续后，由学生档案室将其档案退回学生本人，或家庭户籍所在地。

第三十条在校生档案材料的移交归档工作应按照学生档案室的要求，于每年5月底完成。

第三十一条通过机要转递的学生档案，应根据国家机要相关制度的要求填写《机要文件交寄单》;通过其他方式转出的学生档案，要认真填写《档案转出登记表》，逾期1个月未收到回执的，学生档案室要及时催问，以防丢失。《机要文件交寄单》和《档案转出登记表》回执要妥善保管，以备日后查询。