各住宿书院：
2020级新生档案收集和清查工作现已开始，请各住宿书院以育人导师为单位，统一收取并清查，具体事宜通知如下：
一、时间安排
（一）收集原始档案
各住宿书院新生育人导师收集2020级新生档案（含本科、专科、 专升本、双学位学生）。
（二）清查并完善原始档案
2020年10月26日—11月20日，开展学生原始档案清查，并通知学生补齐缺失的档案材料，确保每位学生档案完整。
（三）移交学生档案
2020年11月23日起，以住宿书院为单位，将学生档案移交至活动中心二楼学生档案室（具体移交时间另行通知）。
二、相关要求
（一）收集原始档案
各住宿书院在收集学生档案时，须仔细检查档案袋表征。档案开口、破损、无密封或无密封章的，不予接收。
（二）清查并完善原始档案
1.各住宿书院在清查原始档案时，须逐一核查，落实每位新生有无高招纸质档案、专升本档案材料等，并按要求认真录入智慧学工系统；
2.高招档案袋或专升本档案袋，需与学生原始档案一起，装入我校学生专用档案袋《必赢nn699net学生档案袋》；
3.如有党团档案材料，请分别移交各住宿书院党总支或分团委，学生学籍档案中不放入相关党团材料；
4.对于不交纸质档案、缺少档案材料及特殊情况的学生，应提前通知学生于11月20日前补齐材料。如仍有特殊情况，须在智慧学工系统备注清楚；
5.新生复查有问题的学生档案，待配合相关部门做好复查工作后，再交学生档案室，请在智慧学工系统中详细注明；
6.准考证、录取通知书和新生复查材料不属归档材料，无需归入学生本人档案。
（三）档案袋的填写
育人导师应本着认真负责的态度，要求学生在填写时一律用黑色钢笔或签字笔，字迹清楚、工整。档案袋面上的信息填写完整，档案材料一览表应对应填写相关信息。
（四）表格报送和档案移交
1.各住宿书院须将档案材料认真收集、清查并录入智慧学工系统，统一由系统导出excel表且学生本人签字确认后，以育人导师为单位，由各住宿书院档案专员将导出的excel表以附件1的形式统一报送，电子版发肖川娜老师OA，纸质版（加盖公章）随学生档案交至活动中心二楼学生档案室；
2.归档时，档案袋应以育人导师为单位排列、打包，本专科每50份一捆，专升本每30份一捆；
3.对于不符合要求的档案，学生档案室一律不予接收；
4.智慧学工的录入操作已由学务处组织各住宿书院档案专员参加过相关培训。
附件：
1.XX住宿书院2020级学生原始档案电子信息表
2.XX住宿书院2020级未在学工系统学生原始档案信息汇总表
学生工作部（处）
2020年10月23日
