第一章　总则

第一条　为了规范我校的档案工作，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局共同制定的《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合我院的实际情况，制订本办法。

第二条　本办法所称档案，是指我院自建院以来在部门计划总结、主题特色活动、学生教育管理、队伍建设、团委学生会工作、党建工作、规章制度、资助工作、心理工作等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条　档案工作是书院的重要基础性工作之一。书院应加强对档案工作的领导，做到“三纳入”（即纳入书院整体发展规划、纳入书院管理制度、纳入档案人员的职责范围）、“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）、“四参加”（即参加书院重要计划工作会议、参加中心学术委员会会议和科研课题鉴定、参加重大仪器设备开箱验收、参加书院基建工程竣工验收）。

第四条　书院档案由档案室集中统一管理，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。

第五条　全院教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第六条　 书院档案工作要实行科学管理，逐步采用先进技术，与学校的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源。

第二章　管理体制和职责

第七条　档案工作由院长领导，并由一名副书记分管。书院成立档案工作领导小组，各归档文件整理单位档案工作由一位负责人分管，并确定一名基层档案人员具体承办。

第八条　书院设立档案馆，配备兼职档案工作人员，在分管院长和上级业务主管部门的领导下，发挥监督和指导作用，统一管理全院的档案工作。

第九条　书院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。书院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。

第十条　档案工作实行岗位责任制，列入干部考核内容。

一、分管档案工作的部门领导职责

（一）组织本部门人员学习档案法规，执行本校档案工作规章制度。

（二）本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门领导议事日程，纳入有关科室、项目业务范围和工作程序，纳入有关人员的岗位职责。

（三）配备基层或兼职档案员，并保持队伍相对稳定。

（四）本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。

二、基层档案员职责

（一）负责本部门文件材料的形成、积累和保管，坚持平时立卷，执行“预立卷”制度。

（二）每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向档案馆移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。

（三）努力学习档案业务知识，积极参加档案业务培训，主动接受校档案馆的业务指导、监督和检查。

（四）注意文件材料的安全和保密工作。

三、档案馆职责

（一）贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。

（二）制订书院有关档案工作各项规章制度，经院领导批准后组织实施。不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。

（四）建立健全院档案网络，指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）做好档案检索工具的编制，积极开发档案信息资源，编研、出版档案史料。

（七）贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》及其规定，做到不失密、不泄密。

（八）做好“十防”、“八不准”工作，确保档案的完整、安全。

（九）组织全院兼职、基层档案员业务培训。开展档案理论和业务的学术研究。

（十）做好院领导交办的其他工作。

第三章　档案队伍的建设

第十一条　书院档案管理部门应配备政治可靠、具有本科以上学历和一定专业知识、年龄结构合理的专职、基层档案工作人员，并保持队伍的相对稳定。

第十二条　档案工作人员必须执行党和国家的政策，严格遵守档案工作制度，热爱档案工作，忠于职责，勇于创新，严守机密，热情服务。

第十三条　档案工作人员要认真学习档案业务知识、现代化管理知识等，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

第十四条　档案工作人员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备，方可离岗。

第十五条　书院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有相关待遇，并按有关规定予以补助。

第四章 经费 库房 设备

第十七条　书院要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入书院预算。

第十八条　书院根据办学规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案馆建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案馆提供符合档案管理要求的专用档案库房。同时做到办公、阅览、库房三分开。

第十九条　书院应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火等必要设施，逐步实现档案管理的现代化。

第二十条　院单位要为档案室配备档案用储柜。

第五章　档案的管理

第二十一条　书院要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第二十二条　书院各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级部门与书院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括书院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级部门与书院关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学生信息、社区的含义、组织学生活动和相关材料以及资助管理工作、心理工作。

（四）队伍建设类：主要包括人员资料、内部培训、等活动的文件材料。

（五）主题特色活动：主要包括活动方案、活动推进表、特色工作室及其他活动。

（六）部门计划总结：主要包括各部门的工作计划、工作总结。

（七）规章制度：书院在学校的规章制度下结合书院实际与特色制定的符合明礼住宿书院的各项规章制度。

（八）基本建设类：按国家档案局发布的《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）执行。

（九）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在100万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（十）产品生产类：主要包括书院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括书院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局79号令）执行。

（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。照片档案的归档要按照国家档案局发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）执行。

（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

第二十三条　各类档案归档时间：

（一）党、政部门和能按年度归档的部门，于次年3月底前归档。

（二）教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由财务处保管1年，期满后于次年6月底前归档。

各类档案的归档范围和保管期限详见《明礼住宿书院档案归档范围和保管期限表》。

第二十四条　归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件应当连同元数据一并收集。

第二十五条　各部门材料上交人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制卷号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面、装订、编码，交本单位档案工作负责人检查合格审核签字。档案负责人接收档案材料时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。

第二十六条　书院与其他单位分工协作完成的项目，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交书院档案室保存。

第二十七条　个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案室可以通过代管的形式进行管理。对于与书院有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。

第二十八条　根据国家教育部《高等学校档案管理办法》第十九条的规定，书院对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。

第二十九条　档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第三十条　档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令），确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经书院档案鉴定销毁小组鉴定并登记造册报院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十一条　档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家和学校有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第六章　档案的利用与公布

第三十二条　档案馆要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条　档案馆设立专门的阅档室，提供服务。档案馆开放档案，应遵守以下规定：

(一)本院工作人员因工作需要可凭有效证件查（借）阅非保密档案。

（二）本院工作人员查（借）阅科研档案需征得课题（项目）主持人或院领导同意；查（借）阅其他秘密档案，须经档案形成部门负责人及档案馆负责人批准；查（借）阅机密及以上文件，须经档案工作领导小组组长批准。

（三）社会各单位或个人查阅档案，需持合法证明。查阅非保密档案，须经档案馆负责人批准；查阅秘密档案，须经档案工作领导小组组长批准。

（四）档案借出期限为7天，借出档案不得丢失、污染、缺损、涂改和转借。借出档案，档案馆负责定期催还，并检查档案完好情况。

第七章　奖励与处罚

第三十六条　书院对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：

（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（三）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；

第三十七条　有下列行为之一的，书院要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章　附则

第三十八条　本办法自发布之日起执行。

第三十九条　本办法解释权归档案馆。

明礼住宿书院　　 2019年6月10日印发