学生档案管理规定

校学〔2019〕40 号

第一章 总 则

第一条 为进一步规范我校学生档案管理工作，充分 发挥学生档案在日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的 作用，结合我校实际，特制定本规定。

第二条 学生档案是以学生个人为单位，由学校集中 管理形成，记载学生个人经历和在校期间思想、学习、工 作、生活、遵守校规校纪和法律法规情况的、具有重要保 存价值的真实、完整文字材料总和，是学校和社会全面考 察、了解学生在校表现以及国家和社会选拔人才、使用人 才的重要依据。

第三条 学生档案属机要材料，学务处、教务科研处、 就业创业处等有关部门以及各专业学院、住宿书院应明确 专人负责做好学生档案的收集、整理、归档、保管与转递 工作。学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则。

第四条 必赢nn699net学生档案实行学校集中统一 管理，由学务处负责组织管理，建立专门的学生档案室， 并建立健全学生档案管理的规章制度。

第五条 本规定适用于取得我校学籍学生的档案管理 工作。

第二章  学生档案管理机构及其职责

第六条 学务处负责在校学生的档案管理工作。 第七条 学务处档案管理工作职责：

（一）督促、指导学校有关部门和专业学院、住宿书 院做好学生档案材料的收集、整理、交接与转递工作；

（二）在校学生档案材料的接收、审核及归档； （三）在校学生档案的查、借阅和转递；

（四）因故退学、转学、开除学籍、未报到等学生档 案的管理工作；

（五）做好学生档案的安全、保密和保护工作；

（六）为学校有关单位和社会提供学生档案的利用； （七）其他有关档案管理的事项。

第八条 学校有关部门和专业学院、住宿书院在学生 档案管理工作中的职责：

（一） 负责本单位学生档案材料的收集、整理、归档 和移交工作；

（二）协助处理学生档案管理工作中的各类相关问 题；

（三） 负责其他必要相关事项。

第三章  学生档案的归档内容

第九条 学生档案室接收新生档案时，档案中应包括 以下材料：

（一）高中时期的材料，包括高中毕业生登记表、奖 惩材料等；

（二）参加普通高招录取的档案材料，包括高考报名 登记表、高考志愿表、高考体检表；

（三）专升本学生还应有专升本材料，包括专升本学 习推荐表、专升本报名登记表（正式表）。

因各地高招学生档案管理制度不一致，造成与第一、

二、三项规定不符的，由相关单位出具证明。

第十条 学生在我校期间应收集归档的材料包括：

（一） 学生体检表、学生登记表、大学生诚信档案、 学生学年鉴定表、大学生素质拓展登记表、社会实践活动 材料等。

（二）学生的奖惩材料。奖励材料是指学生在校期间 受到校级以上的表彰奖励，包括“ 三好学生”“优秀学生 干部”以及其他单项奖励材料；处分材料是指开除学籍的 材料。

（三）学籍相关材料，如毕业生学籍卡、学生成绩单 等。

（四）高等学校毕业生登记表、高等学校毕业生就业 报到证副联等。

（五）其他经学校有关部门和专业学院、住宿书院审 定应当归档的材料。

第一、二项档案材料由学务处负责组织收集归档；第 三项档案材料由教务科研处负责收集归档；第四项档案材 料由就业创业处负责收集归档；第五项由学校有关部门和 专业学院、住宿书院负责收集归档。

第十一条 单招生档案应从入校时起建立，内容包括 学生体检表、学生登记表、大学生诚信档案、学生学年鉴 定表、大学生素质拓展登记表、社会实践活动相关材料、 奖惩材料、毕业生学籍卡、学生成绩单等。

第四章  学生档案的收集

第十二条 新生入学注册后，新录取的学生档案由育 人导师统一接收。经核对符合第九条规定的，在新生复查 结束后，按照学务处通知要求将学生档案有关材料按归档

要求全部移交至学务处学生档案室，并办理移交手续，任 何单位（部门）和个人不得截留、转移学生档案。

第十三条 学年结束前，各相关部门应以年级、住宿 书院、社区为单位，将本学年形成的有关档案材料进行整 理并移交学生档案室归入学生档案。

第十四条 档案材料应真实、完整、文字清晰，并注 明承办单位及时间，档案材料不得涂改。

个人文字材料应如实填写，并由本人签字；按规定应 当由有关单位负责人签字的，相关单位负责人必须签字； 应由组织审查盖章的材料，必须加盖有关单位的公章。

第十五条 所有上交的归档材料，各相关部门应当对 应标明学号、年级、住宿书院、社区等基本信息。

档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以便长期保 存，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝色墨水以及复写 纸书写，字迹工整、清晰、准确，对象明确，并具有承办 单位公章或个人署名及形成材料的日期。

第十六条 归档材料交接时，双方经办人经核对无误 后，方能履行签字手续。归档材料不符合归档要求的，档 案接收部门有权拒收，并责令送交单位按要求限期纠正后 归档。

第五章  学生档案的查（借）阅

第十七条 学校相关部门、学生所属专业学院、住宿 书院因工作需要，需查（借）阅在校学生档案，须持所在 部门开具的介绍信或证明，以及查（借）人的有效身份证 件，报经学生档案室负责人批准后，办理相应登记手续后 方可办理。

第十八条 校外的人事部门或其他相关单位因工作需

要，需查（借）阅学生档案时，须持有相关单位开具的介 绍信或证明，以及查（借）人的有效身份证件，报经学务 处主管领导批准后，办理相应登记手续后方可查（借）阅。

第十九条 查阅学生档案应不少于 2 人且在档案室内 进行，并履行登记手续。查阅结束后必须立即归还。

第二十条 查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、 拆散、抽取、撤换、增添档案材料。不得擅自复制学生档 案材料，确需摘抄、复制的，须经学生档案室负责人批准 同意。

若发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明， 由管理人员按有关规定处理，查阅当事人不得擅自处理学 生档案。

第二十一条 学生档案原则上不外借，特殊情况必须 借出时，需经学务处主管领导批准，严格履行借阅手续后 方可借出。借出时间一般不得超过 3 天，若特殊情况需延 期的，应补办借阅手续。

第二十二条 借阅学生档案时，应办理清点手续。归 还时，档案管理人员要逐份核对档案材料，确保全部借出 材料完整无损。

第二十三条 对查阅、借出的档案，档案管理人员负 责督促检查，发现有遗失、损坏、伪造、涂改、擅自销毁 等行为的，按《中华人民共和国档案法》和《普通高等学 校档案管理办法》的相关规定，追究借阅单位或借阅人的 相关责任。

第二十四条 任何人不得查（借） 阅本人及直系亲属 的档案。

第二十五条 学校寒暑假期间一般不办理学生档案查 （借） 阅，已经借出的学生档案应当在放假前归还。

第六章  学生档案的转递

第二十六条 学生档案原则上不得自带。档案自带过 程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本 人承担责任。

第二十七条 学生未报到需退档的，经学校招生主管 部门出具相关证明，由学生档案室将档案退回生源地。

第二十八条 学生转学的，学生持教务主管部门出具 的相关证明，本人身份证原件和复印件，到学生档案室办 理相关手续。

第二十九条 学生退学、被开除学籍的，学生持教务 主管部门出具的相关证明，并按照学校规定办理离校手续 后，由学生档案室将其档案退回学生本人，或家庭户籍所 在地。

第三十条 在校生档案材料的移交归档工作应按照学 生档案室的要求，于每年 5 月底完成。

第三十一条 通过机要转递的学生档案，应根据国家 机要相关制度的要求填写《机要文件交寄单》； 通过其他 方式转出的学生档案，要认真填写《档案转出登记表》， 逾期 1 个月未收到回执的，学生档案室要及时催问，以防 丢失。《机要文件交寄单》和《档案转出登记表》回执要 妥善保管，以备日后查询。

第七章  学生档案的保密、保管

第三十二条 档案工作人员必须遵守《档案法》，对 档案所涉及的具有内部和保密性质的内容，不得向他人泄 露，档案材料不准私自带回家，防止泄密。